Experter på att analysera och utvärdera fondförvaltare
Information in English

Intressekonfliktspolicy

 

Intressekonflikter uppstår oftast när en beslutsfattare i ett företag representerar två eller flera olika intressen. Det är mot denna bakgrund viktigt att identifiera och hantera situationer där Intressekonflikter kan föreligga för att säkerställa att de beslut som fattas är förenliga med Bolagets grundläggande syfte. Dessa Riktlinjer beskriver inte alla Intressekonflikter som kan uppstå i Bolagets verksamhet utan rubriceringen nedan är endast exemplifierande. Andra Intressekonflikter inom Bolaget kan tänkas komma att uppstå och måste således identifieras och hanteras eller undvikas. Bolaget ska således löpande identifiera och dokumentera Intressekonflikter som uppstår eller kan komma att uppstå i verksamheten.

 

INTRESSEKONFLIKTER MELLAN ÄGARE OCH BOLAGET

Med ägarkonflikter avses Intressekonflikter som kan uppstå mellan Bolaget och dess ägarbolag. Styrelsen för Bolaget ska i sitt arbete särskilt bevaka dels att ägarkonflikter uppmärksammas och identifieras, dels att ägarkonflikter hanteras på ett sätt som innebär att Bolaget eller dess kunder inte otillbörligt missgynnas.

 

STYRELSEN

Styrelsen ska säkerställa att dess ledamöter tar till vara Bolagets intressen och inte representerar flera parters intressen som står i strid med varandra. Styrelsens ledamöter ska årligen underteckna en engagemangsrapport över de uppdrag eller andra engagemang de innehar utöver sitt styrelseuppdrag i Bolaget. Styrelsen ska i sitt arbete särskilt bevaka att koncernkonflikter uppmärksammas och identifieras samt att koncernkonflikter hanteras på ett sätt som innebär att Bolaget inte otillbörligen missgynnas och att förtäckt vinstutdelning inte uppstår.

 

LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE

På motsvarande sätt som styrelseledamöter, ska personer i ledande befattningar, årligen underteckna en engagemangsrapport över de  uppdrag eller andra engagemang de innehar utöver sin anställning i Bolaget. En Ledande befattningshavare ska t.ex. inte åta sig uppdrag som styrelseledamot, konsult eller motsvarande i bolag som konkurrerar med Bolaget eller vars intressen av annan anledning strider mot Bolagets. Vidare ska inte heller ledande befattningshavare ha sådana uppdrag, funktioner eller engagemang i annat bolag som innebär att befattningshavaren inte har tillräckligt med tid för sitt uppdrag i Bolaget eller att det av annan anledning är olämpligt att befattningshavaren har ett sådant uppdrag.

 

MEDARBETARE

När Medarbetare deltar i aktiviteter där de riskerar att påverkas av vinstintressen eller möjligheten att erhålla förmåner för egen del eller för familjemedlemmar, kan situationer uppstå där Bolagets krav på lojalitet ställs mot den enskildes intressen.

Följande är exempel på sådana Intressekonflikter:

  • Att ha ekonomiska intressen i transaktion som gäller köp eller försäljning som Bolaget gör.
  • Att använda material, utrustning eller andra tillgångar för obehöriga syften.
  • Att ta emot kontanter, gåvor, representation eller förmåner som är av inte ringa värde från konkurrent, leverantör eller kund.

Varje Medarbetare har ett ansvar för att undvika Intressekonflikter liksom att se till att de inte uppstår. En Medarbetare som är osäker på om hon/han är inblandad i en intressekonflikt eller om en viss händelse kan skapa en intressekonflikt, ska vända sig till sin närmaste chef för att utreda huruvida en intressekonflikt uppstått och om den ska hanteras eller elimineras.

Medarbetare kan ha anställning, ägarintresse eller andra funktioner som medför risk för att intressekonflikter uppstår. I samband med anställningen får anställda underteckna en sekretess- och lojalitetsförbindelse. I förbindelsen tas bisysslor upp och medarbetare får upplysning om att denne inte får utföra arbete eller bedriva ekonomisk verksamhet, direkt eller indirekt, som på något sätt konkurrerar med Bolagets nuvarande eller planerade verksamhet. Den anställde förbinder sig också att inte åta sig uppdrag eller bedriva verksamhet som kan inverka menligt på möjligheten att utföra sina arbetsuppgifter eller som kan undergräva förtroendet för anställningen i Bolaget. För att säkerställa en god kontroll och begränsning av dessa risker skall medarbetare årligen redovisa bisysslor i samband med lönesamtal.

Förtroendeuppdrag i fackliga, politiska eller ideella organisationer är inte att anses som bisysslor.

 

DOKUMENTATION AV INTRESSEKONFLIKTER

Identifierade intressekonflikter ska dokumenteras. Av dokumentationen ska framgå hur respektive intressekonflikt hanteras.

 

NÄRSTÅENDE BOLAG

För transaktioner med företag med nära förbindelser gäller att grunderna för sådana transaktioner alltid skall dokumenteras i avtal eller annan motsvarande doku­mentation. Avtal och/eller verifikat skall signeras av behöriga firmatecknare. Redovisning av transaktioner med företag med nära förbindelser skall ske i överensstämmelse med god redovis­ningssed. Transaktioner med närstående fysiska personer får inte förekomma.

 

ÖVRIGA BOLAG

Bolagets transaktioner med annan än närstående företag ska utföras till marknadsmässiga villkor. Bolagets transaktioner ska regleras i skriftliga avtal undertecknade av behöriga firmatecknare.

 

 

Hantering av intressekonflikter

Varje ny förändring i Bolagets organisationsstruktur och affärsverksamhet ska diskuteras utifrån ett Intressekonfliktsperspektiv, d.v.s. varje ny situation ska analyseras för att se om den kan föranleda någon Intressekonflikt och hur den i så fall ska förebyggas. Förändringarna ska kartläggas och dokumenteras av ansvarig person i verksamheten.

 

RAPPORTERING AV INTRESSEKONFLIKTER

Varje Medarbetare ansvarar för att identifiera och rapportera faktiska och potentiella Intressekonflikter som uppstår i den löpande verksamheten till sin närmsta chef, vilken i sin tur rapporterar vidare till Compliancefunktionen. I de fall en skadlig intressekonflikt identifierats ska den behandlas enligt nedan.

  1.  Intressekonflikt identifieras
  2. Närmsta chef, i samråd med Compliance avgör om situationen utgör en faktisk eller potentiell intressekonflikt och bedömer om och i så fall hur den bäst hanteras.3Vid behov eskalerar närmsta chef
  3. Intressekonflikten till VD för vidare bedömning.
  4. Chefen dokumenterar alla omständigheter som utgjorde eller kan ha utgjort en Intressekonflikt, samt de åtgärder som vidtagits för att mildra eller hantera Intressekonflikten
  5. Bedömer VD att det är fråga om en skadlig intressekonflikt ska VD i samråd med Compliancefunktionen, rapportera detta till Bolagets styrelse.
  6. Styrelsen ska därefter ta beslut om hur intressekonflikten ska hanteras.

 

Intressekonflikter i verksamheten

Fondverksamhet bedrivs som en affärsverksamhet med målsättning att generera vinst till Bolaget och ägarna, samtidigt som andelsägarnas intresse är att få så god avkastning som möjligt på sitt investerade kapital – till så låg kostnad som möjligt. Bolaget skall ha och effektivt använda sådana resurser och rutiner som behövs för att rörelsen skall kunna bedrivas på ett korrekt sätt och med en hög etisk standard. Intressekonflikter skall så långt möjligt undvikas. I de fall en intressekonflikt inte kan undvikas skall den hanteras på ett sådant sätt att fondandelsägarna behandlas rättvist och att fondandelsägarnas gemensamma intressen inte åsidosätts. Att vid förvaltningen av en investeringsfond/specialfond uteslutande agera utifrån fondandelsägarnas gemensamma intresse innebär att andra intressen hos exempelvis Bolaget eller dess anställda måste vika vid eventuella intressekonflikter. Fondandelsägarnas gemensamma intressen får aldrig åsidosättas. Bolaget skall alltid verka för att andelsägarnas intressen tillvaratas och att investeringar sker till marknadsmässiga villkor. Bolagets verksamhet består av att utvärdera fondförvaltare och komponera fondportföljer åt bolagets kunder och att löpande anpassa placeringarna efter rådande marknadssituation. Med undantag för en begränsad användning av valutaderivat i vissa av de utlandsplacerande fonderna bedrivs förvaltningen uteslutande i fonder.

Verksamheten bedrivs f n på följande sätt:

  • Enskilda diskretionära fondförvaltningsuppdrag.
  • Förvaltning av egna specialfonder (fond-i-fond).
  • Förvaltning av fondportföljer samt fond i fond inom Premiepensionssystemet.

I och med att förvaltningen uteslutande bedrivs i fonder så minimeras intressekonflikterna jämfört mot ren värdepappersförvaltning, exempelvis genom att inga transaktioner genomförs på i förväg kända kurser (NAV) samt att transaktionerna inte genomför i realtid utan endast verkställs en gång per dag (dagligt handlade fonder). Handeln med fondandelar sker antingen direkt mot olika fondbolag och Pensionsmyndigheten (diskretionära uppdrag) eller utförs av förvaringsinstitutet (fondverksamheten). Mellanhänder i form av mäklare m m förekommer inte. Alla affärer genomförs till NAV-kurser, vilket leder till att courtage inte förekommer och därav heller inte soft commissions. Om fondanalys skulle inhandlas av extern part betalas en eventuell sådan kostnad av Indecap AB. Blockorder förekommer inte vid handel med fondandelar. Däremot kan flera transaktioner genomföras i samma underliggande fond under samma handelsdag.